Giấy phép sàn giao dịch bất động sản: Hồ sơ, thủ tục 2026

Giấy phép hoạt động của sàn giao dịch bất động sản là một trong những điều kiện pháp lý quan trọng trước khi sàn chính thức hoạt động. Từ ngày 01/08/2024, Luật Kinh doanh bất động sản số 29/2023/QH15 đã thay đổi khá căn bản cơ chế thành lập và đăng ký hoạt động sàn giao dịch bất động sản so với giai đoạn áp dụng Luật Kinh doanh bất động sản năm 2014.

Đến năm 2026, doanh nghiệp không nên tiếp tục sử dụng các mẫu hồ sơ cũ xây dựng theo Luật Kinh doanh bất động sản 2014 và Nghị định 76/2015/NĐ-CP. Hồ sơ hiện nay cần được rà soát đồng thời về điều kiện của doanh nghiệp, người quản lý điều hành sàn, địa điểm hoạt động, nhân sự môi giới, quy trình giao dịch, nghĩa vụ cung cấp dữ liệu và các quy định về phòng, chống rửa tiền.

Giấy phép hoạt động của sàn giao dịch bất động sản là gì?

Theo Luật Kinh doanh bất động sản 2023, sàn giao dịch bất động sản là nơi diễn ra các giao dịch mua bán, chuyển nhượng, cho thuê, cho thuê lại, cho thuê mua bất động sản được thành lập và hoạt động theo quy định của pháp luật.

Một điểm cần đặc biệt lưu ý là pháp luật hiện hành quy định sàn giao dịch bất động sản phải được cấp giấy phép hoạt động trước khi hoạt động. Vì vậy, việc doanh nghiệp đã đăng ký ngành nghề kinh doanh bất động sản hoặc môi giới bất động sản chưa đồng nghĩa với việc sàn giao dịch được phép đưa bất động sản lên sàn và tổ chức giao dịch.

Khoản 3 Điều 54 Luật Kinh doanh bất động sản 2023 yêu cầu trước khi hoạt động, sàn giao dịch bất động sản phải gửi hồ sơ đến cơ quan quản lý nhà nước về kinh doanh bất động sản cấp tỉnh nơi đặt trụ sở chính để được cấp giấy phép hoạt động.

Căn cứ pháp lý về sàn giao dịch bất động sản đang áp dụng năm 2026

• Luật Kinh doanh bất động sản số 29/2023/QH15;
• Luật số 43/2024/QH15 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Đất đai, Luật Nhà ở, Luật Kinh doanh bất động sản và Luật Các tổ chức tín dụng;
• Nghị định 96/2024/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Kinh doanh bất động sản;
• Nghị định 144/2025/NĐ-CP quy định về phân quyền, phân cấp trong lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Xây dựng;
• Nghị định 54/2026/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số nghị định trong lĩnh vực nhà ở, kinh doanh bất động sản;
• Nghị định 357/2025/NĐ-CP về xây dựng và quản lý hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu về nhà ở và thị trường bất động sản;
• Quyết định 843/QĐ-BXD ngày 02/06/2026 của Bộ Xây dựng công bố thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung, bãi bỏ trong lĩnh vực kinh doanh bất động sản;
• Luật Phòng, chống rửa tiền số 14/2022/QH15;
• Nghị định 19/2023/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Phòng, chống rửa tiền;
• Thông tư 27/2025/TT-NHNN hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Phòng, chống rửa tiền.

Lưu ý: Khi thực hiện hồ sơ thực tế cần kiểm tra tình trạng hiệu lực của văn bản tại thời điểm nộp. Không nên lấy dự thảo luật, dự thảo nghị định hoặc thông tin đang được lấy ý kiến làm căn cứ pháp lý cho hồ sơ.

Điều kiện hoạt động của sàn giao dịch bất động sản

1. Phải thành lập doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ bất động sản

Tổ chức, cá nhân kinh doanh dịch vụ sàn giao dịch bất động sản phải thành lập doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ bất động sản theo quy định của Luật Kinh doanh bất động sản.

Đây là bước pháp lý nền. Trước khi chuẩn bị hồ sơ xin giấy phép hoạt động sàn, cần kiểm tra Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, ngành nghề đã đăng ký và sự thống nhất giữa tên doanh nghiệp, tên sàn, địa chỉ trụ sở và phạm vi hoạt động dự kiến.

2. Tên doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ sàn phải đáp ứng quy định

Theo Điều 54 Luật Kinh doanh bất động sản 2023, tên của doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ sàn giao dịch bất động sản phải có cụm từ “sàn giao dịch bất động sản” và không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ sàn giao dịch bất động sản khác đã đăng ký hoạt động.

Do đó, tên sử dụng trong hồ sơ xin giấy phép không nên được xây dựng tách rời với hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.

3. Người quản lý, điều hành sàn phải đáp ứng điều kiện

Người quản lý, điều hành sàn giao dịch bất động sản phải:

• Có quyền quản lý doanh nghiệp tại Việt Nam theo quy định của pháp luật về doanh nghiệp;
• Hoàn thành khóa đào tạo về quản lý, điều hành sàn giao dịch bất động sản;
• Được cơ sở đào tạo cấp giấy chứng nhận hoàn thành khóa học quản lý, điều hành sàn giao dịch bất động sản.

Đây là một trong những điểm cần rà soát sớm. Nếu đến thời điểm chuẩn bị hồ sơ doanh nghiệp mới phát hiện người dự kiến làm Giám đốc hoặc người điều hành sàn chưa có giấy chứng nhận hoàn thành khóa học thì tiến độ xin giấy phép có thể bị ảnh hưởng.

4. Có địa điểm hoạt động cố định

Sàn giao dịch bất động sản phải đăng ký địa điểm hoạt động cố định và có cơ sở vật chất, kỹ thuật bảo đảm thực hiện hoạt động của sàn.

Trong hồ sơ xin giấy phép hiện nay có tài liệu chứng minh quyền sử dụng đối với trụ sở của sàn. Vì vậy, hợp đồng thuê địa điểm, giấy tờ của bên cho thuê và thông tin địa chỉ cần được rà soát ngay từ đầu để bảo đảm thống nhất với hồ sơ đăng ký.

5. Phải có quy trình giao dịch bất động sản qua sàn

Sàn giao dịch bất động sản phải ban hành và công khai quy trình giao dịch bất động sản qua sàn.

Quy trình này không nên làm mang tính hình thức. Nội dung cần thể hiện được các bước cơ bản như tiếp nhận bất động sản, kiểm tra điều kiện pháp lý, tiếp nhận khách hàng, cung cấp thông tin, môi giới hoặc hỗ trợ đàm phán, ký kết hợp đồng, thanh toán, bàn giao hồ sơ, xác nhận giao dịch và lưu trữ thông tin.

6. Nhân sự môi giới phải đáp ứng điều kiện hành nghề

Hồ sơ đăng ký hoạt động của sàn có danh sách các môi giới bất động sản đã được cấp chứng chỉ hành nghề môi giới bất động sản. Doanh nghiệp cần kiểm tra tính hợp lệ của chứng chỉ và sự phù hợp giữa nhân sự kê khai với mô hình hoạt động thực tế.

Hồ sơ cấp giấy phép hoạt động sàn giao dịch bất động sản năm 2026

Theo khoản 2 Điều 14 Nghị định 96/2024/NĐ-CP và thủ tục hành chính hiện hành, một bộ hồ sơ cơ bản gồm:

Thủ tục cấp giấy phép hoạt động sàn giao dịch bất động sản

Bước 1: Rà soát điều kiện trước khi lập hồ sơ

Doanh nghiệp nên kiểm tra đồng thời:

• Tư cách pháp lý và ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp;
• Tên doanh nghiệp và tên sàn;
• Địa điểm hoạt động;
• Người quản lý, điều hành;
• Giấy chứng nhận hoàn thành khóa học quản lý, điều hành sàn;
• Đội ngũ môi giới và chứng chỉ hành nghề;
• Quy trình giao dịch;
• Cơ sở vật chất, kỹ thuật;
• Cơ chế lưu trữ thông tin, hồ sơ giao dịch;
• Nghĩa vụ phòng, chống rửa tiền nếu thuộc đối tượng báo cáo.

Bước 2: Chuẩn bị 01 bộ hồ sơ

Hồ sơ được lập theo Điều 14 Nghị định 96/2024/NĐ-CP và các quy định sửa đổi, bổ sung đang có hiệu lực.

Từ năm 2026, Nghị định 54/2026/NĐ-CP bổ sung nguyên tắc giải quyết thủ tục hành chính theo hướng tăng sử dụng dữ liệu điện tử. Đối với thông tin đã có trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc cơ sở dữ liệu chuyên ngành và đã được kết nối, vận hành, một số thông tin trong mẫu đơn hoặc thành phần hồ sơ có thể được khai thác thông qua mã số định danh cá nhân hoặc mã số chuyên ngành theo quy định.

Bước 3: Nộp hồ sơ

Hồ sơ có thể được thực hiện theo hình thức trực tiếp, trực tuyến hoặc thông qua dịch vụ bưu chính theo quy định về giải quyết thủ tục hành chính hiện hành.

Cơ quan chuyên môn thực hiện thủ tục tại cấp tỉnh là Sở Xây dựng nơi sàn giao dịch bất động sản đặt trụ sở chính, theo cơ chế phân quyền, phân cấp hiện hành.

Bước 4: Cơ quan nhà nước kiểm tra và cấp giấy phép

Thời hạn giải quyết thủ tục hiện được công bố là 15 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ. Trường hợp từ chối cấp giấy phép, cơ quan có thẩm quyền phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.

Kết quả của thủ tục là Giấy phép hoạt động của sàn giao dịch bất động sản.

Case thực tế: Hồ sơ Sàn giao dịch bất động sản ADT mà ACC từng thực hiện

Case cũ còn giá trị gì khi áp dụng pháp luật năm 2026?

Case ADT có giá trị ở kỹ thuật tổ chức hồ sơ và thiết kế cơ chế vận hành, nhưng không được lấy nguyên căn cứ pháp luật năm 2018 để sử dụng cho hồ sơ hiện nay.

Hồ sơ ADT trước đây được xây dựng trong giai đoạn áp dụng Luật Kinh doanh bất động sản 2014 và Nghị định 76/2015/NĐ-CP. Khi xây dựng hồ sơ mới năm 2026, ACC phải thay toàn bộ căn cứ pháp lý cũ và rà lại từng tài liệu theo Luật Kinh doanh bất động sản 2023 cùng hệ thống văn bản hướng dẫn hiện hành.

Từ kinh nghiệm này có thể rút ra một nguyên tắc quan trọng: hồ sơ xin giấy phép và bộ hồ sơ vận hành sàn là hai lớp tài liệu có liên quan nhưng không hoàn toàn giống nhau.

Doanh nghiệp có thể chuẩn bị đủ 05 nhóm tài liệu hành chính theo danh mục nhưng vẫn cần xây dựng thêm bộ tài liệu nội bộ để bảo đảm sàn vận hành đúng quy định, chẳng hạn:

• Quyết định thành lập hoặc tổ chức hoạt động của sàn phù hợp mô hình doanh nghiệp;
• Quy chế hoạt động;
• Quy trình giao dịch bất động sản qua sàn;
• Quy trình kiểm tra điều kiện pháp lý của bất động sản;
• Quy trình niêm yết và công khai thông tin;
• Quy trình xác nhận giao dịch;
• Quy định quản lý nhân viên môi giới;
• Quy trình lưu trữ hồ sơ và dữ liệu giao dịch;
• Quy định tiếp nhận và giải quyết phản ánh của khách hàng;
• Quy trình nhận biết khách hàng và phòng, chống rửa tiền nếu thuộc trường hợp phải áp dụng.

Sàn giao dịch bất động sản có phải thực hiện quy định phòng, chống rửa tiền không?

Đây là nội dung rất dễ bị bỏ sót nếu doanh nghiệp chỉ tập trung vào thủ tục xin giấy phép tại Sở Xây dựng.

Theo Luật Phòng, chống rửa tiền 2022, tổ chức, cá nhân kinh doanh ngành nghề phi tài chính có liên quan trong lĩnh vực kinh doanh bất động sản thuộc nhóm đối tượng báo cáo, ngoại trừ một số hoạt động được Luật loại trừ như cho thuê, cho thuê lại bất động sản và dịch vụ tư vấn bất động sản.

Vì vậy, không nên áp dụng máy móc theo cách hiểu rằng mọi hoạt động mang tên “sàn giao dịch bất động sản” đều có nghĩa vụ hoàn toàn giống nhau. Cần căn cứ vào phạm vi dịch vụ thực tế của doanh nghiệp.

Đối với sàn thực hiện các hoạt động liên quan đến giao dịch mua bán, chuyển nhượng, môi giới và các dịch vụ kinh doanh bất động sản thuộc phạm vi điều chỉnh của pháp luật về phòng, chống rửa tiền, doanh nghiệp cần rà soát nghĩa vụ của đối tượng báo cáo ngay từ khi thiết kế quy trình hoạt động.

Một số nhóm nghĩa vụ cần đặc biệt lưu ý

• Nhận biết và cập nhật thông tin khách hàng theo trường hợp pháp luật quy định;
• Xác định chủ sở hữu hưởng lợi của khách hàng là tổ chức khi thuộc trường hợp phải xác định;
• Đánh giá và phân loại rủi ro về rửa tiền;
• Xây dựng quy định, quy trình quản lý rủi ro và kiểm soát nội bộ phù hợp;
• Theo dõi và xử lý các giao dịch có dấu hiệu đáng ngờ theo quy định;
• Thực hiện chế độ báo cáo khi phát sinh trường hợp thuộc diện phải báo cáo;
• Lưu giữ hồ sơ, tài liệu và thông tin;
• Đào tạo, cập nhật nghiệp vụ phòng, chống rửa tiền cho nhân sự có liên quan.

Nghĩa vụ của sàn sau khi được cấp giấy phép hoạt động

Được cấp giấy phép chỉ là điều kiện để bắt đầu hoạt động. Trong quá trình vận hành, sàn giao dịch bất động sản còn phải duy trì các điều kiện và nghĩa vụ pháp lý theo Luật Kinh doanh bất động sản.

Kiểm tra bất động sản trước khi đưa lên sàn

Sàn phải kiểm tra tính pháp lý và điều kiện đưa vào kinh doanh của bất động sản trước khi thực hiện niêm yết hoặc tổ chức giao dịch.

Đây là một trong những công đoạn có rủi ro pháp lý cao nhất. Không nên chỉ tiếp nhận thông tin do chủ đầu tư, chủ sở hữu hoặc bên môi giới cung cấp rồi đăng lên hệ thống mà không có bước kiểm tra tài liệu.

Công khai, cung cấp thông tin trung thực

Sàn có nghĩa vụ niêm yết và cung cấp đầy đủ, trung thực hồ sơ, thông tin về bất động sản, đồng thời chịu trách nhiệm đối với thông tin do mình niêm yết và cung cấp.

Quản lý nhân viên môi giới

Sàn phải quản lý nhân viên môi giới và người lao động làm việc tại sàn trong việc tuân thủ pháp luật. Luật Kinh doanh bất động sản còn quy định việc tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao kiến thức hành nghề môi giới cho nhân viên môi giới làm việc tại sàn hằng năm.

Lưu trữ hồ sơ giao dịch

Thông tin, hồ sơ, giấy tờ về bất động sản và các giao dịch thực hiện thông qua sàn phải được lưu trữ theo quy định.

Xác nhận và cung cấp thông tin giao dịch

Sàn có trách nhiệm xác nhận giao dịch thực hiện thông qua sàn và cung cấp thông tin về giao dịch cho cơ quan quản lý nhà nước về kinh doanh bất động sản cấp tỉnh theo quy định.

Từ ngày 01/03/2026, Nghị định 357/2025/NĐ-CP về hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu nhà ở và thị trường bất động sản đã có hiệu lực. Vì vậy, khi xây dựng hệ thống quản trị sàn trong giai đoạn hiện nay, doanh nghiệp nên tính đến khả năng kết nối, chuẩn hóa và quản trị dữ liệu bất động sản, dữ liệu môi giới và dữ liệu giao dịch theo định hướng số hóa của cơ quan quản lý.

Duy trì nghĩa vụ phòng, chống rửa tiền

Nếu hoạt động của doanh nghiệp thuộc đối tượng báo cáo theo Luật Phòng, chống rửa tiền thì nghĩa vụ này tồn tại trong suốt quá trình hoạt động, không phải chỉ tại thời điểm xin giấy phép sàn.

Những vấn đề nên rà kỹ trước khi nộp hồ sơ

1. Vẫn sử dụng Luật Kinh doanh bất động sản 2014

Các mẫu quyết định, quy chế và biểu mẫu lưu từ những hồ sơ thực hiện trước ngày 01/08/2024 thường còn viện dẫn Luật 66/2014/QH13 hoặc Nghị định 76/2015/NĐ-CP. Đây là căn cứ cũ và phải được rà soát lại toàn bộ.

2. Chỉ kiểm tra hồ sơ doanh nghiệp mà bỏ qua người điều hành sàn

Giấy chứng nhận hoàn thành khóa học quản lý, điều hành sàn là một thành phần quan trọng của hồ sơ. Nên xác định người điều hành ngay từ đầu thay vì chờ đến giai đoạn nộp hồ sơ mới xử lý.

3. Giấy tờ trụ sở không rõ quyền sử dụng

Địa chỉ có thật chưa đủ. Doanh nghiệp cần có tài liệu chứng minh quyền sử dụng hợp pháp đối với địa điểm hoạt động của sàn và bảo đảm thông tin thống nhất trong toàn bộ hồ sơ.

4. Nhầm giữa “thành phần hồ sơ nộp” và “điều kiện phải duy trì”

Đây là điểm ACC đặc biệt lưu ý từ kinh nghiệm xử lý hồ sơ thực tế. Không phải tài liệu nào pháp luật yêu cầu doanh nghiệp phải có trong quá trình hoạt động cũng đều được liệt kê thành một tài liệu phải nộp trong hồ sơ xin giấy phép.

Ví dụ, quy trình giao dịch bất động sản qua sàn là điều kiện hoạt động theo Luật. Doanh nghiệp vẫn phải xây dựng và công khai quy trình này dù danh mục hồ sơ hành chính cần được xác định riêng theo Điều 14 Nghị định 96/2024/NĐ-CP.

5. Không xây dựng quy trình kiểm tra pháp lý bất động sản

Một sàn có giấy phép nhưng đưa bất động sản chưa đủ điều kiện lên giao dịch vẫn có thể phát sinh trách nhiệm pháp lý. Vì vậy, bước kiểm tra hồ sơ sản phẩm phải được thiết kế như một khâu kiểm soát bắt buộc.

6. Bỏ qua nghĩa vụ phòng, chống rửa tiền

Đây là rủi ro thường phát sinh khi doanh nghiệp chỉ nhìn sàn giao dịch dưới góc độ Luật Kinh doanh bất động sản mà chưa rà soát các nghĩa vụ pháp lý liên ngành.

ACC rà soát hồ sơ sàn giao dịch bất động sản như thế nào?

Đối với hồ sơ sàn giao dịch bất động sản, ACC không chỉ kiểm tra danh mục giấy tờ để nộp cơ quan nhà nước. Việc rà soát nên thực hiện theo ba lớp:

Cách làm này giúp doanh nghiệp tránh tình trạng có giấy phép nhưng khi bắt đầu hoạt động lại thiếu quy trình nội bộ hoặc phát sinh rủi ro do vận hành không đúng điều kiện pháp luật.

Dịch vụ xin giấy phép hoạt động sàn giao dịch bất động sản tại ACC

Tùy tình trạng cụ thể của doanh nghiệp, phạm vi công việc có thể bao gồm:

• Rà soát điều kiện pháp lý trước khi thành lập hoặc đăng ký hoạt động sàn;
• Kiểm tra ngành nghề, tên doanh nghiệp và mô hình tổ chức;
• Rà soát điều kiện của người quản lý, điều hành sàn;
• Kiểm tra chứng chỉ hành nghề môi giới của nhân sự;
• Rà soát hồ sơ pháp lý địa điểm hoạt động;
• Soạn hồ sơ đăng ký cấp giấy phép hoạt động;
• Soạn hoặc rà soát quy chế hoạt động, quy trình giao dịch;
• Xây dựng checklist kiểm tra pháp lý bất động sản trước khi đưa lên sàn;
• Rà soát nghĩa vụ phòng, chống rửa tiền theo phạm vi kinh doanh thực tế;
• Đại diện hoặc hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện thủ tục với cơ quan có thẩm quyền theo phạm vi dịch vụ được thống nhất.

Câu hỏi thường gặp về giấy phép sàn giao dịch bất động sản

Sàn giao dịch bất động sản có phải xin giấy phép trước khi hoạt động không?

Có. Theo Luật Kinh doanh bất động sản 2023, trước khi hoạt động, sàn giao dịch bất động sản phải gửi hồ sơ đến cơ quan quản lý nhà nước về kinh doanh bất động sản cấp tỉnh nơi đặt trụ sở chính để được cấp giấy phép hoạt động.

Đăng ký ngành nghề kinh doanh bất động sản có thay cho giấy phép sàn không?

Không. Đăng ký doanh nghiệp là bước pháp lý của doanh nghiệp, còn giấy phép hoạt động sàn giao dịch bất động sản là thủ tục riêng phải thực hiện trước khi sàn hoạt động.

Người điều hành sàn có cần chứng nhận đào tạo không?

Có. Người quản lý, điều hành phải hoàn thành khóa đào tạo về quản lý, điều hành sàn giao dịch bất động sản và có giấy chứng nhận hoàn thành khóa học theo quy định.

Hồ sơ xin giấy phép có phải nộp Quy chế hoạt động của sàn không?

Cần phân biệt thành phần hồ sơ hành chính với điều kiện hoạt động. Danh mục hồ sơ cấp giấy phép được xác định theo Điều 14 Nghị định 96/2024/NĐ-CP. Tuy nhiên, sàn vẫn phải có và công khai quy trình giao dịch theo Luật Kinh doanh bất động sản. Vì vậy, không nên hiểu rằng tài liệu không nằm trong danh mục nộp hồ sơ thì doanh nghiệp không cần xây dựng.

Thời gian cấp giấy phép hoạt động sàn là bao lâu?

Thời hạn giải quyết theo thủ tục hành chính hiện hành là 15 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận đủ hồ sơ.

Sàn giao dịch bất động sản có phải thực hiện phòng, chống rửa tiền không?

Cần căn cứ phạm vi hoạt động thực tế. Luật Phòng, chống rửa tiền quy định kinh doanh bất động sản thuộc nhóm ngành nghề phi tài chính có liên quan là đối tượng báo cáo, đồng thời có ngoại lệ đối với một số hoạt động như cho thuê, cho thuê lại bất động sản và dịch vụ tư vấn bất động sản. Do đó, doanh nghiệp cần xác định cụ thể dịch vụ mà sàn cung cấp để thiết kế nghĩa vụ tuân thủ tương ứng.

Có thể sử dụng lại bộ hồ sơ sàn giao dịch bất động sản lập từ năm 2018 không?

Có thể sử dụng để tham khảo về cơ cấu tổ chức, kỹ thuật xây dựng quy chế và quy trình vận hành, nhưng không nên sử dụng nguyên bộ. Căn cứ pháp lý, biểu mẫu, điều kiện người điều hành, thành phần hồ sơ và các nghĩa vụ liên quan đã thay đổi đáng kể từ khi Luật Kinh doanh bất động sản 2023 có hiệu lực.