Những khoản chi phí sau khi thành lập công ty

Thành lập công ty xong còn phải tốn những khoản chi phí nào? Đây là câu hỏi rất thực tế nhưng thường bị bỏ qua khi dự trù ngân sách mở doanh nghiệp.

Nhiều người chỉ tính khoản tiền để làm hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp rồi cho rằng quá trình thành lập đã hoàn tất. Trên thực tế, để một công ty có thể bắt đầu vận hành, xuất hóa đơn, kê khai thuế, tuyển nhân sự và thực hiện giao dịch, doanh nghiệp còn có thể phát sinh nhiều khoản chi phí sau thành lập.

Điểm quan trọng là không phải khoản nào cũng bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp và cũng không phải tất cả đều phải chi ngay trong ngày nhận giấy phép.

Lưu ý quan trọng năm 2026: từ ngày 01/01/2026, việc thu, nộp lệ phí môn bài đã chấm dứt. Vì vậy, doanh nghiệp thành lập trong năm 2026 không nên tiếp tục dự toán khoản lệ phí môn bài như nhiều bảng chi phí cũ trên Internet.

Nếu bạn đang cần tính cả chi phí trước và trong quá trình đăng ký doanh nghiệp, có thể xem riêng bài chi phí thành lập công ty. Bài viết này chỉ tập trung vào giai đoạn sau khi doanh nghiệp đã được thành lập.

1. Những khoản chi phí sau khi thành lập công ty gồm những gì?

Tùy mô hình hoạt động, doanh nghiệp mới có thể cần dự trù các nhóm chi phí sau:

Điểm cần lưu ý là chi phí sau thành lập không có một con số cố định áp dụng cho mọi công ty. Một doanh nghiệp tư vấn chỉ có một vài nhân sự sẽ có cấu trúc chi phí rất khác một công ty bán lẻ, xây dựng, sản xuất hoặc kinh doanh ngành nghề có điều kiện.

2. Năm 2026 doanh nghiệp còn phải nộp lệ phí môn bài không?

Không.

Theo khoản 7 Điều 10 Nghị quyết số 198/2025/QH15, việc thu, nộp lệ phí môn bài được chấm dứt từ ngày 01/01/2026.

Đây là điểm đặc biệt cần cập nhật khi dự toán chi phí sau thành lập công ty năm 2026.

Trước đây, rất nhiều checklist thành lập doanh nghiệp thường có một dòng:

“Lệ phí môn bài: nộp hằng năm theo vốn điều lệ.”

Nhưng nếu doanh nghiệp được thành lập và hoạt động trong năm 2026 thì không nên tiếp tục lấy bảng chi phí cũ này để tính ngân sách.

Kết luận: Lệ phí môn bài không còn là một khoản chi phí sau thành lập công ty từ năm 2026.

3. Chi phí làm biển tên công ty tại trụ sở

Sau khi thành lập, doanh nghiệp cần lưu ý việc gắn tên doanh nghiệp tại trụ sở chính.

Khoản 4 Điều 37 Luật Doanh nghiệp quy định tên doanh nghiệp phải được gắn tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp.

Pháp luật không ấn định một mức giá cố định cho việc làm bảng tên. Chi phí thực tế phụ thuộc vào:

• Kích thước;
• Chất liệu;
• Thiết kế;
• Vị trí lắp đặt;
• Đơn vị thi công.

Vấn đề cần quan tâm không phải làm bảng thật lớn hay đắt tiền, mà là trụ sở phải có thực và doanh nghiệp có thể được nhận diện tại địa chỉ đã đăng ký.

Đây cũng là lý do việc lựa chọn địa chỉ ngay từ trước khi đăng ký doanh nghiệp rất quan trọng, thay vì chỉ chọn một địa chỉ để “có chỗ điền hồ sơ”.

4. Chi phí chữ ký số

Trong quá trình vận hành, doanh nghiệp thường cần chữ ký số để thực hiện nhiều giao dịch điện tử, đặc biệt trong lĩnh vực thuế, hóa đơn và các thủ tục hành chính điện tử.

Chi phí chữ ký số không phải một khoản phí cố định do Nhà nước ấn định. Mức phí phụ thuộc vào:

• Nhà cung cấp;
• Thời hạn sử dụng;
• Loại thiết bị hoặc phương thức ký;
• Chính sách gia hạn;
• Dịch vụ đi kèm.

Do đó, khi so sánh các gói thành lập doanh nghiệp, không nên chỉ nhìn tổng giá mà cần kiểm tra rõ:

• Có bao gồm chữ ký số hay không;
• Thời hạn sử dụng bao nhiêu năm;
• Phí gia hạn sau đó như thế nào;
• Doanh nghiệp đứng tên hợp đồng trực tiếp với nhà cung cấp hay không.

Đây là một trong những khoản có thể tạo ra sự khác biệt khá lớn giữa các gói dịch vụ nhìn bên ngoài có vẻ cùng một mức giá.

5. Chi phí hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phải thực hiện nghĩa vụ về hóa đơn theo quy định của pháp luật về hóa đơn, chứng từ.

Hệ thống hóa đơn điện tử hiện được điều chỉnh chủ yếu bởi Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và các quy định sửa đổi, bổ sung, trong đó có Nghị định số 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/06/2025.

Chi phí doanh nghiệp thực tế phải trả cho giải pháp hóa đơn điện tử có thể khác nhau tùy:

• Số lượng hóa đơn;
• Nhà cung cấp;
• Loại hóa đơn;
• Phần mềm kết nối;
• Nhu cầu tích hợp với phần mềm kế toán, bán hàng hoặc hệ thống quản trị.

Vì vậy, không nên hiểu rằng “100 số hóa đơn”, “300 số hóa đơn” hay “500 số hóa đơn” là một mức phí pháp luật quy định. Đây là gói sản phẩm của nhà cung cấp dịch vụ.

6. Chi phí kế toán và thực hiện nghĩa vụ thuế

Đây thường là nhóm chi phí cần được doanh nghiệp mới đặc biệt quan tâm.

Sau khi thành lập, doanh nghiệp không chỉ tồn tại trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mà còn phải tổ chức hệ thống chứng từ, sổ sách và thực hiện nghĩa vụ kế toán – thuế theo quy định.

Doanh nghiệp có thể lựa chọn:

• Tuyển nhân sự kế toán làm việc nội bộ;
• Tổ chức bộ phận kế toán phù hợp với quy mô;
• Thuê doanh nghiệp cung cấp dịch vụ kế toán theo quy định.

Đối với một công ty mới có ít chứng từ, thuê dịch vụ kế toán thường giúp giảm chi phí nhân sự cố định. Ngược lại, khi số lượng giao dịch tăng, có kho hàng, sản xuất, nhiều lao động hoặc yêu cầu quản trị cao, doanh nghiệp cần đánh giá lại mô hình kế toán phù hợp.

Điểm quan trọng là:

Không phát sinh doanh thu không đồng nghĩa với việc có thể bỏ mặc nghĩa vụ kế toán và thuế.

Doanh nghiệp cần được thiết lập quy trình kế toán ngay từ đầu để tránh tình trạng sau vài năm mới quay lại xử lý hồ sơ cũ, thiếu hóa đơn, thiếu hợp đồng, sai công nợ hoặc không giải trình được dòng tiền.

7. Thuế có phải là “chi phí cố định sau khi thành lập công ty” không?

Không nên tính như vậy.

Các khoản thuế như thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế thu nhập cá nhân và các nghĩa vụ thuế khác phụ thuộc vào bản chất giao dịch, doanh thu, thu nhập, người lao động, ngành nghề và tình hình thực tế của doanh nghiệp.

Vì vậy không thể đưa ra một con số kiểu:

“Công ty mới thành lập mỗi năm phải đóng X triệu đồng tiền thuế.”

Đây là cách hiểu không chính xác.

Đặc biệt trong năm 2026 còn có các chính sách hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa. Theo Nghị quyết số 198/2025/QH15 và quy định hướng dẫn, doanh nghiệp nhỏ và vừa đăng ký kinh doanh lần đầu có thể được hưởng chính sách miễn thuế thu nhập doanh nghiệp trong 03 năm nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện và không thuộc trường hợp loại trừ.

Do đó, trước khi dự toán thuế, cần xác định cụ thể:

• Quy mô doanh nghiệp;
• Ngành nghề;
• Doanh thu;
• Thu nhập chịu thuế;
• Loại giao dịch;
• Chính sách ưu đãi có thể áp dụng;
• Các điều kiện và trường hợp loại trừ.

8. Chi phí tài khoản ngân hàng

Mở và sử dụng tài khoản thanh toán cho doanh nghiệp thường kéo theo một số chi phí dịch vụ ngân hàng như:

• Phí quản lý tài khoản;
• Internet Banking;
• Chuyển tiền;
• SMS/thông báo giao dịch;
• Thẻ doanh nghiệp nếu sử dụng;
• Các dịch vụ quản lý dòng tiền khác.

Đây không phải là một khoản “lệ phí thành lập doanh nghiệp” và mức phí hoàn toàn phụ thuộc vào từng ngân hàng và gói dịch vụ.

Khi công ty bắt đầu giao dịch thực tế, nên tách dòng tiền của doanh nghiệp khỏi tài khoản cá nhân để thuận lợi cho quản trị, kế toán, chứng minh giao dịch và kiểm soát công nợ.

9. Chi phí con dấu công ty có bắt buộc không?

Luật Doanh nghiệp hiện hành trao cho doanh nghiệp quyền quyết định về loại dấu, số lượng dấu, hình thức và nội dung dấu theo quy định.

Do đó, chi phí khắc dấu không nên mặc định được xem là một khoản phí nhà nước bắt buộc trong mọi trường hợp.

Tuy nhiên, trên thực tế nhiều doanh nghiệp vẫn sử dụng con dấu trong hợp đồng, hồ sơ nội bộ và giao dịch với đối tác. Nếu doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng thì sẽ phát sinh chi phí khắc dấu theo đơn vị cung cấp.

Cần phân biệt rõ:

Chi phí khắc dấu là chi phí dịch vụ trên thị trường, không phải lệ phí nhà nước để doanh nghiệp được phép hoạt động.

10. Chi phí lao động, tiền lương và bảo hiểm xã hội

Nếu doanh nghiệp tuyển người lao động, ngân sách sau thành lập không chỉ có tiền lương.

Tùy từng trường hợp còn có thể phát sinh:

• Tiền lương và các khoản bổ sung;
• BHXH, BHYT, BHTN theo đối tượng áp dụng;
• Chi phí tuyển dụng;
• Trang thiết bị làm việc;
• Hồ sơ lao động;
• Đào tạo;
• Chi phí quản lý nhân sự.

Đây là nhóm chi phí thường bị người mới mở công ty đánh giá thấp khi lập ngân sách ban đầu.

Một doanh nghiệp chỉ có chủ sở hữu trực tiếp điều hành sẽ có cấu trúc rất khác doanh nghiệp ngay từ tháng đầu đã tuyển 5–10 nhân sự.

11. Giấy phép con và điều kiện kinh doanh có thể tạo ra chi phí đáng kể

Không phải cứ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là công ty được phép triển khai ngay mọi ngành nghề đã đăng ký.

Đối với ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện, doanh nghiệp có thể phải đáp ứng thêm điều kiện hoặc thực hiện thủ tục chuyên ngành trước khi hoạt động.

Chi phí có thể phát sinh từ:

• Giấy phép chuyên ngành;
• Cơ sở vật chất;
• Nhân sự có chứng chỉ/chuyên môn;
• Kiểm nghiệm;
• Thẩm định;
• Ký quỹ;
• Trang thiết bị;
• Các điều kiện kỹ thuật khác tùy ngành.

Đây là lý do khi thành lập công ty, việc kiểm tra ngành nghề không nên dừng ở việc tìm được một mã ngành để ghi vào hồ sơ.

12. Chi phí thuê trụ sở và vận hành văn phòng

Nếu doanh nghiệp không sử dụng địa điểm thuộc sở hữu của mình, tiền thuê trụ sở thường là một trong những khoản lớn nhất sau thành lập.

Ngoài tiền thuê còn có thể có:

• Tiền đặt cọc;
• Điện, nước;
• Internet;
• Phí quản lý;
• Nội thất;
• Máy tính, máy in;
• Phần mềm;
• Thiết bị làm việc;
• Chi phí sửa chữa, setup văn phòng.

Do đó, trước khi đăng ký doanh nghiệp, nên tính luôn chi phí vận hành địa điểm ít nhất trong một số tháng đầu thay vì chỉ nhìn vào chi phí làm hồ sơ đăng ký.

13. Vốn điều lệ có phải là một khoản “chi phí” không?

Không.

Đây là một nhầm lẫn rất phổ biến.

Vốn điều lệ là phần vốn mà chủ sở hữu, thành viên hoặc cổ đông cam kết/góp vào doanh nghiệp theo loại hình tương ứng. Về bản chất, đây không phải là khoản phí phải nộp cho cơ quan nhà nước hay trả cho đơn vị dịch vụ.

Tuy nhiên, doanh nghiệp phải đặc biệt lưu ý nghĩa vụ góp vốn đúng quy định và bảo đảm có nguồn lực thực tế để hoạt động.

Vì vậy khi lập ngân sách cần tách riêng:

Vốn đưa vào doanh nghiệp ≠ chi phí để thành lập và vận hành doanh nghiệp.

Việc đăng ký vốn quá cao chỉ để “nhìn cho lớn” nhưng không có phương án góp vốn, quản trị và chứng minh dòng tiền phù hợp có thể tạo ra những vấn đề không cần thiết về sau.

14. Một công ty mới thành lập nên dự toán ngân sách thế nào?

Thay vì hỏi một câu chung như:

“Thành lập công ty xong còn tốn bao nhiêu tiền?”

nên chia ngân sách thành 4 nhóm:

Nhóm 1 – Chi phí hoàn thiện hạ tầng pháp lý và giao dịch

• Biển tên;
• Chữ ký số;
• Hóa đơn điện tử;
• Con dấu nếu cần;
• Tài khoản ngân hàng và các dịch vụ liên quan.

Nhóm 2 – Chi phí tuân thủ định kỳ

• Kế toán;
• Thuế;
• Hóa đơn;
• Hồ sơ lao động;
• BHXH khi phát sinh đối tượng;
• Các báo cáo chuyên ngành nếu có.

Nhóm 3 – Chi phí đáp ứng điều kiện ngành nghề

• Giấy phép con;
• Nhân sự chuyên môn;
• Cơ sở vật chất;
• Kiểm nghiệm, thẩm định hoặc ký quỹ nếu pháp luật chuyên ngành yêu cầu.

Nhóm 4 – Chi phí vận hành kinh doanh

• Trụ sở;
• Nhân sự;
• Thiết bị;
• Phần mềm;
• Marketing;
• Hàng hóa/nguyên vật liệu;
• Vốn lưu động.

Cách chia này giúp người thành lập nhìn được tổng ngân sách để công ty thực sự vận hành, thay vì chỉ nhìn giá của một bộ hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.

15. Có thể tính một mức chi phí sau thành lập chung cho mọi công ty không?

Không.

Ví dụ, cùng là công ty TNHH nhưng:

• Một công ty tư vấn làm việc online, không có nhân viên;
• Một công ty xây dựng có đội ngũ kỹ thuật;
• Một nhà hàng;
• Một doanh nghiệp sản xuất thực phẩm;

sẽ có cấu trúc chi phí sau thành lập hoàn toàn khác nhau.

Muốn dự toán đúng phải biết ít nhất:

1. Loại hình doanh nghiệp;
2. Ngành nghề thực tế;
3. Địa điểm hoạt động;
4. Số lao động;
5. Dự kiến doanh thu;
6. Nhu cầu xuất hóa đơn;
7. Có ngành nghề kinh doanh có điều kiện hay không;
8. Mô hình kế toán và quản trị dự kiến.

16. Những nhầm lẫn thường gặp về chi phí sau thành lập công ty

Nhầm 1: Công ty mới thành lập năm 2026 vẫn phải đóng lệ phí môn bài

Không đúng. Việc thu, nộp lệ phí môn bài đã chấm dứt từ ngày 01/01/2026.

Nhầm 2: Mua chữ ký số, hóa đơn là “phí Nhà nước”

Không chính xác. Đây thường là sản phẩm/dịch vụ do các nhà cung cấp cung cấp theo gói và mức giá khác nhau.

Nhầm 3: Không có doanh thu thì không cần kế toán

Không nên hiểu như vậy. Doanh nghiệp vẫn phải tổ chức công tác kế toán và thực hiện các nghĩa vụ liên quan theo tình trạng thực tế.

Nhầm 4: Vốn điều lệ là tiền phải đóng cho Nhà nước

Không. Vốn điều lệ không phải lệ phí thành lập công ty.

Nhầm 5: Có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là được kinh doanh mọi ngành đã đăng ký

Không phải lúc nào cũng vậy. Ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện có thể yêu cầu đáp ứng thêm điều kiện pháp lý trước hoặc trong quá trình hoạt động.

17. Trước khi thành lập công ty nên hỏi tổng chi phí nào?

Khi nhận một báo giá thành lập công ty, người chuẩn bị kinh doanh nên hỏi rõ ba lớp chi phí:

1. Chi phí để có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
2. Chi phí để hoàn thiện các công việc sau thành lập và có thể giao dịch;
3. Chi phí vận hành và tuân thủ trong những tháng đầu.

Hai báo giá cùng ghi “dịch vụ thành lập công ty” nhưng phạm vi công việc có thể rất khác nhau.

Vì vậy, bên cạnh việc tham khảo bảng giá thành lập công ty, nên xem rõ từng hạng mục bao gồm gì, thời hạn sử dụng của chữ ký số, số lượng hóa đơn, công việc kế toán ban đầu và các khoản nào khách hàng sẽ phải tự thanh toán sau đó.

18. Checklist sau khi nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Doanh nghiệp mới có thể sử dụng checklist sau để tự kiểm tra:

• ☐ Kiểm tra thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
• ☐ Thực hiện góp vốn theo đúng loại hình và thời hạn áp dụng;
• ☐ Gắn tên doanh nghiệp tại trụ sở;
• ☐ Thiết lập phương thức giao dịch điện tử/chữ ký số phù hợp;
• ☐ Chuẩn bị hệ thống hóa đơn điện tử khi phát sinh nhu cầu sử dụng;
• ☐ Tổ chức công tác kế toán;
• ☐ Thiết lập tài khoản và quy trình thanh toán;
• ☐ Kiểm tra nghĩa vụ thuế;
• ☐ Kiểm tra điều kiện ngành nghề;
• ☐ Thực hiện hồ sơ lao động, BHXH khi phát sinh;
• ☐ Thiết lập hệ thống lưu trữ hợp đồng, hóa đơn và chứng từ ngay từ ngày đầu.

19. Kết luận: đừng chỉ dự toán “phí lấy giấy phép”

Chi phí để đăng ký một doanh nghiệp chỉ là một phần nhỏ trong bài toán tài chính khi bắt đầu kinh doanh.

Sau khi công ty được thành lập, doanh nghiệp còn phải chuẩn bị cho hệ thống kế toán – thuế, hóa đơn, giao dịch điện tử, lao động, trụ sở, điều kiện ngành nghề và các chi phí vận hành khác.

Tuy nhiên cũng không nên cộng máy móc tất cả các khoản trên rồi cho rằng công ty nào cũng phải trả ngay từng đó tiền.

Nguyên tắc đúng là xác định khoản nào bắt buộc, khoản nào chỉ phát sinh theo hoạt động và khoản nào hoàn toàn phụ thuộc vào lựa chọn vận hành của doanh nghiệp.

Nếu đang ở giai đoạn chuẩn bị, bạn có thể bắt đầu từ trang thành lập công ty để xem tổng thể quy trình, sau đó đối chiếu với chi phí thành lập công ty và các khoản phát sinh sau khi doanh nghiệp đi vào hoạt động.

Căn cứ pháp lý tham khảo

• Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 và các văn bản sửa đổi, bổ sung;
• Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15, có hiệu lực từ ngày 01/07/2026, trừ trường hợp luật có quy định thời điểm áp dụng khác;
• Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15;
• Nghị quyết số 198/2025/QH15 về một số cơ chế, chính sách đặc biệt phát triển kinh tế tư nhân;
• Nghị định số 20/2026/NĐ-CP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số nội dung của Nghị quyết số 198/2025/QH15;
• Nghị định số 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ;
• Nghị định số 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định số 123/2020/NĐ-CP;
• Luật Kế toán và các văn bản hướng dẫn hiện hành;
• Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15 và các văn bản hướng dẫn.

Nội dung được cập nhật theo quy định pháp luật tại thời điểm năm 2026. Chi phí và nghĩa vụ thực tế phụ thuộc loại hình doanh nghiệp, ngành nghề, quy mô, người lao động và tình trạng hoạt động cụ thể.